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关于固定资产管理系统运行操作的补充说明

【日期:2019-11-15】 作者: 点击数:

我校固定资产管理系统已运行近一年,在运行过程中,对于发现的问题,第一时间和技术人员沟通,在最短时间里得到解决。现将在操作流程、信息填写规范、查看审核内容等方面存在一些共性问题,做以下补充说明:

一、准确填写固定资产各项基本信息。为确保固定资产信息的准确与规范,填写资产名称、型号、规格等信息时请查阅包装或机身上的标签、设备标识牌等,明确商品(产品) 的名称、型号、规格等。

1、资产名称和发票上名称应保持一致。如发票上为“微型电子计算机*台式电脑”,请填写“台式电脑”,不要将分类名称“微型电子计算机”作为资产名称。

2、资产的分类代码选择可参考:国资处网站资料下载中的《高等学校固定资产分类及编码》或《中北大学固定资产管理系统操作手册》最后一页:《常见资产分类代码规范》。

3、分类名称和财政分类是在准确填写前两项基础上,系统自动生成,不可随意填写或改动。

4、价格请严格按照发票上含税后价格填写单价,数量也必须与发票一致。

5、存放地点应当选至系统中最末级,一般具体到楼层即可。

6、购置日期一般凭发票日期确认,填写开具发票的日期。       验收日期要晚于购置日期,且早于登记固定资产日期。不可出现还未购置设备就已经验收的情形,或验收日期晚于登记固定资产日期的情形。

7、以下几项必须保持一致:申购单位和领用单位、经费来源和使用方向(特殊情况除外)、经手人和领用人。

基本信息完整规范填写,才能确保固定资产验收单顺利通过,否则系统多次退回只能重新修改。

二、网上填写完基本信息后,请仔细核对继续完善。

红色星号为必填项,其他选项尽量完善。越详细的资产基本信息越有利于固定资产的统一管理。所有固定资产填报时,都需要上传发票图片,发票上传请点击【图片信息】下方的【建账实物图】,提前将发票图片jpg格式上传至电脑中。发票须上传清晰的图片,否则无法核对资产名称、金额等信息,只能退回。单价10万元以上的大型仪器设备除上传发票外还要上传实物图片。进口设备须上传汇率换算后的发票、外贸费用汇总表、合同中有设备金额的一页。

待固定资产基本信息填写完毕,并上传所需图片后,点击“保存”并提交。

上网填写验收单的资产信息必须与打印出来的《固定资产验收单》信息一致,如不一致我处工作人员将无法办理签字登记手续。

三、提交数据后及时通知资产管理员审核。

本单位资产管理员审核通过后,国资处归口审核人员才能看到需要审核的资产。

1如有“归口审核退回”,请在系统中点击该条资产的“单据详细信息”,查看“审核信息”和“归口审核意见”,进行修改重新并保存提交,不必再删除重填。

资产管理员请以《中北大学资产固定管理系统操作手册》中的规范资产信息内容对本部门的资产信息进行逐项审核,对审核未通过的数据及时退回并通知领用人修改,重新提交。

2、如系统显示“归口审核通过”,需依次在【查询】、 【验收单查询】、【验收单信息查询】中勾选该条资产,右上角寻找蓝色横杠小图标,如图所示:

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点击【打印预览】打印《固定资产验收单》一式两份。按照单据要求签字后再到国资处办理签批手续。

3、签批手续完成即可到财务处报账。如有老师在财务处因特殊情况无法报账,需在资产系统中退回数据的,必须将签批过的那份《固定资产验收单》先交回国资处,再办理数据退回业务。

四、单位内调拨、单位间调拨、项目变动

已入学校固定资产帐目的仪器设备,经财务审核通过后,如领用人或使用单位等信息发生变更,均可在资产系统中申请进行办理。

一):单位内调拨:资产所属单位不变,只变更领用人、存放地点等信息。

①、单位内领用人变更:个人名下资产不跨单位,在本单位内只变更领用人。在资产系统中选择【资产调拨】中的【二级单位内调拨】,选择编报单位和要调拨的个人名下的资产,发起申请并生成调拨单。按照单据信息填写,选择变更后的领用人。二级单位内调拨须经本单位资产管理员审核通过,变更后的领用人在系统中确认即可,无需归口审核或打印单据。

②、原领用人已调离原单位,但资产仍留在原单位,需将资产变更给现在使用资产的老师名下,可以由原单位的资产管理员,在征得现使用人同意的情况下,通过【资产变动】中的【项目变动】进行变动,同时打印《资产变动报告单》一式三份,原领用人和现领用人签字确认后单位留档。

二)、单位间调拨:资产所属单位发生变化,领用人可能发生变化。

①领用人和资产所属单位都发生变更的,属于最常见的的二级单位间调拨。可由原领用人发起申请,在资产系统中选择【资产调拨】中的【二级单位间调拨】,按系统中步骤提交,流程至归口部门审核前,由原领用人打印《资产调拨单》一式三份,按单据要求双方单位资产管理员和负责人签字审批、盖章后到国资处留档,归口人员才可在资产系统中审核通过,完成调拨手续。

②领用人不发生变化,资产需跨单位调拨,属于特殊的二级单位间调拨。原领用人不必在网上自己申请,可找原资产所属单位管理员在系统中选择【资产变动】中的【项目变动】提交项目变动申请,进行领用单位变更。同时打印《资产变动报告单》一式三份,资产调出及调入单位负责人签字盖章后再到国资处办理网上审核业务。

③领用人已经调离原单位,但资产仍所属原单位,现需要将资产调拨至另外一个单位和老师名下,也属于特殊的二级单位间调拨。原领用人不必在网上自己申请,可找原资产所属单位管理员在系统中选择【资产变动】中的【项目变动】提交项目变动申请,进行领用单位和领用人变更。同时要在国资处网站下载《资产调拨申请表》一式三份填写,待资产调出及调入单位负责人签字盖章后再到国资处办理网上审核业务。

注意:以上选择变动后单位和存放地点时都必须选择到单位最末级,否则归口审核不予通过,变动流程将重新进行。 

五、详细内容参考国资处网站规章制度中的《中北大学固定资产管理系统操作手册》。有不明事宜,可咨询国资处设备管理科:0351-3925336。

 

国有资产管理处

 2019年11月15日